Een implementatie is een proces, geen installatie
Odoo opstarten duurt vijf minuutjes. Odoo laten werken voor jouw bedrijf is een traject. Het verschil tussen een geslaagde en een mislukte implementatie zit zelden in de software en bijna altijd in de aanpak: hoe goed zijn de processen in kaart gebracht, hoe scherp is de scope, en hoe goed is het team meegenomen.
Dat onderscheid is belangrijk, want veel verhalen over "mislukte ERP-projecten" gaan in werkelijkheid over slechte trajecten, niet over slechte software.
Hieronder de 5 fasen zoals een ervaren implementatiepartner ze doorloopt, met per fase wat erin misgaat als je ze overslaat of niet degelijk uitvoert.
Fase 1 — Analyse
Dit is de belangrijkste fase en deze fase begint reeds van bij het eerste contact in de verkoopfase nog voor het eigenlijke project is goedgekeurd of opgestart. Deze fase is onder te verdelen in 3 stappen:
Stap 1 : Scan
Het begint met een kennismakingsgesprek om de exacte wensen en -noden van je bedrijf te detecteren. Dit is geen verkoopgesprek, maar een eerste diagnose die bepaalt of en waar Odoo een meerwaarde kan betekenen.
Sla je deze stap over, dan start je zonder te weten welk probleem je eigenlijk wenst op te lossen. Dit scan-gesprek is snel en vrijblijvend en voorkomt dat je een oplossing koopt die niet aan jouw wensen en noden kan voldoen.
Stap 2 : Demo
Geen generieke pitch en demo, maar een concrete demo voor jouw sector en bedrijf. Een goede demo toont niet gewoon alle knoppen, maar wel alle processen die voor jouw bedrijf het verschil maken en toont meteen ook aan of je partner je sector echt kent of alleen maar de software demonstreert.
Een gepersonaliseerde Odoo demo maakt abstract concreet en legt de basis voor een accurate budget raming (offerte) en verdere diepgaande technische analyse bij de effectieve start van het project.
Stap 3 : Diepgaande technische analyse
Dit is de eerste stap na goedkeuring van het project en een zeer belangrijke.
De partner komt langs, kijkt mee op de werkvloer en spreekt met je team. Hier wordt vastgelegd wat effectief moet en wat niet: een goede scoping voorkomt ‘scope creep’, budgetoverschrijdingen en functionaliteit die niemand gebruikt. Het resultaat is een helder analyse-document dat dient als contract tussen verwachting en levering.
Doorheen de ganse analyse fase verdient het eventuele gevraagde maatwerk bijzondere aandacht. Eén van de grootste valkuilen in een ERP project is immers dat er te veel maatwerk wordt gebouwd. Odoo heeft standaard heel veel functionaliteiten maar bedrijven hebben vaak de neiging om processen exact te laten namaken zoals ze vroeger werkten. Dat leidt tot langere implementaties en oplopende kosten, zowel bij de implementatie als bij latere updates en onderhoud. Een goede partner zal bij het gevraagde maatwerk dan ook steeds kritisch bekijken of het echt onontbeerlijk is.
Deze eerste fase wordt in goedkope trajecten vaak overgeslagen of zeer beperkt uitgevoerd, met voorspelbaar gevolg van dien: halverwege ontdekken wat eigenlijk exact nodig was, wat zich dan weer vertaald in extra tijd en geld. Een uitgebreide analyse is geen formaliteit, maar de plek waar het project slaagt of faalt!
Fase 2 — Setup, configuratie en maatwerk
In deze fase verdient vooral de data-migratie bijzondere aandacht. Oude en vervuilde data ongefilterd overzetten levert onnodige problemen op in een nieuw systeem. Het is dan ook verstandiger om de oude data eerst ‘op te kuisen’ en met een propere lei te starten.
Fase 3-4 — training users en testing
In deze fase spreekt het voor zich dat het belangrijk is om alle processen binnen de nieuwe software goed te testen zodat er zich bij de Go Live in de volgende fase geen problemen meer kunnen voordoen.
Fase 5 — Go Live
Een belangrijk aspect hierbij is vooral de nazorg.
Een goede partner laat je niet los na de go-live maar volgt de eerste weken van zeer kortbij op of het systeem effectief gebruikt wordt en dit tot het systeem echt werkt in de praktijk in alle afdelingen.
Verder zal een goede partner nadien samen met je bedrijf op regelmatige basis een evaluatie uitvoeren en bekijken of er nog optimalisaties mogelijk zijn.
Tot slot nog even aandacht voor een algemene valkuil bij een Odoo implementatie. Odoo heeft enorm veel mogelijkheden en functionaliteiten en één van de grootste valkuilen is dat men vaak de neiging heeft om alles in één keer te implementeren waardoor het voor de medewerkers van je bedrijf onoverzichtelijk en onbehapbaar wordt.
Veranderen van software en het implementeren van nieuwe bedrijfssoftware is voor iedere onderneming een ingrijpend proces die een grote impact heeft op de dagelijkse werking van de organisatie en medewerkers. Het is dan ook zeer raadzaam om te opteren voor een gefaseerde aanpak.
Bovenstaande aandachtspunten en valkuilen tonen aan waarom de hulp van een Odoo consultant zo belangrijk is.
Odoo implementatie partner nodig?
Met meer dan 30 jaar ervaring in de automatisatie en optimalisatie van bedrijfsprocessen is Eureco Software Solutions, als erkend Odoo Silver partner, de juiste partner om de migratie van je bestaande software naar Odoo vlekkeloos te laten verlopen.
Contacteer ons vandaag nog voor meer informatie over prijzen en mogelijkheden
Start hier met schrijven...