Wanneer is een ERP-systeem de juiste stap?
Een ERP is niet voor elk bedrijf nuttig en is ook niet afhankelijk van de omvang van je bedrijf. Een onderneming met 7 medewerkers kan soms dringender een ERP nodig hebben dan één met 70 medewerkers. Wanneer je het gevoel hebt dat je geen controle meer hebt over je bedrijf en één of meerdere van deze signalen herkent is het zinvol om een ERP oplossing te bekijken:
- Bedrijfsinformatie staat verspreid over meerdere systemen (eilandjes) en niemand heeft het volledige plaatje.
- Verschillende zaken worden manueel dubbel ingevoerd met veel tijdverlies en risico op fouten tot gevolg
- Je hebt geen accurate real-time rapporten met een duidelijk zicht op je cijfers
- De voorraad klopt niet
- Kennis zit bij medewerkers en niet in één centrale database
- Voorraad, productie of projectplanning dient elke week opnieuw manueel te worden bekeken
- Facturatie en opvolging van betalingen loopt achter omdat het steeds weer een opdracht is om de juiste gegevens ervoor te hebben
- Je sales medewerkers hebben geen makkelijk overzicht over alle klanten info en verkoopshistoriek
- Je onderneming groeit sneller dan je huidige systemen aankunnen
Wat kan een ERP oplossing hieraan veranderen
Een ERP zorgt ervoor dat er niet meer op verschillende eilandjes wordt gewerkt maar in één centrale database. Data dient maar één keer te worden ingevoerd en is voor iedereen en overal beschikbaar. Realtime zicht op correcte data. Rapportages met een druk op de knop in plaats van uren werk.
Minder fouten, meer overzicht en vooral verhoogde efficiëntie en tijdswinst.
Functionele eisen
Bij de keuze van een ERP moet je eerst de belangrijkste functionele eisen oplijsten. Op deze manier weet je wat de software allemaal moet kunnen.
Bijvoorbeeld:
- Financieel beheer: Crediteuren, debiteuren, budgettering, jaarrekening…
- Inkoop & leveranciers: bestelorders, offerte-aanvragen, leveranciersbeheer…
- Verkoop & CRM: offertes, orders, facturatie, klantbeheer…
- Voorraad: locatiebeheer, serienummers, FIFO/LIFO…
- Productie: stuklijsten, werkorders, capaciteitsplanning…
- Logistiek: magazijnbeheer, picklijsten, verzending, retours…
- HR: personeelsbeheer, verlof, loonverwerking…
- BI: dashboards, KPI’s, rapportering, forecasting…
Lokale benodigdheden
Belgische ondernemingen moeten aan specifieke wettelijke vereisten voldoen. Controleer altijd of het ERP-systeem deze ondersteunt.
Denk aan:
- Btw-aangifte en boekhouding conform de Belgische regelgeving
- E-invoicing via Peppol
- Eventuele meertaligheid
- Belgische bankkoppelingen
Bijkomende vragen
Bij de keuze van een ERP-pakket is het een goed idee om ook al eens na te denken over volgende zaken:
- Hoeveel gebruikers heb je nodig?
- Hoeveel verschillende tools hebben we in gebruik en zouden we kunnen vervangen door één all-in-one ERP oplossing
- Zijn er nog koppelingen met bestaande tools noodzakelijk?
- Hoe schaalbaar is het ERP-systeem?
- Welke opleidingsmogelijkheden zijn er?
Kostprijs van het ERP-systeem
Voor veel ondernemingen weeg de kostprijs zwaar door in de vergelijking van ERP-pakketten. Pas op dat je niet alleen focust op de licentieprijs. De Total Cost of Ownership (TCO) bestaat uit verschillende componenten:
- Abonnement per gebruiker en/of module
- Implementatiediensten
- Maatwerk aanpassingen
- Opleiding medewerkers
- Datamigratie
- Support en onderhoud
- Upgrades
De werkelijke kosten variëren sterk naargelang de complexiteit en de hoeveelheid maatwerk.
Vraag altijd een demo
Heb je enkele oplossingen op het oog? Plan demo’s in op basis van jouw eigen business cases. Laat meerdere medewerkers de demo bijwonen om zo feedback te verzamelen.
Ga je een ERP kiezen? Probeer Odoo!
Odoo heeft zich de voorbije jaren opgewerkt tot een van de meest populaire ERP-systemen. En dat is geen verrassing. Het is gebruiksvriendelijk, bijzonder krachtig en flexibel uitbreidbaar. Daarmee is het geschikt voor zowat elk type onderneming.
Ontdek zelf de mogelijkheden van Odoo tijdens een gratis demo.
Start hier met schrijven...